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CCMS ist nicht gleich Content-Management – Redaktionssysteme effizient nutzen

Lara Krägel 5 Min.


Effizienz im Redaktionsalltag erzeugen, Übersetzungskosten einsparen, Wiederverwendbarkeit erhöhen und Verständlichkeit der Texte garantieren – das sind nur einige der Vorteile, die sich Unternehmen bei der Einführung eines Component-Content-Management-Systems, kurz CCMS, erhoffen. Leichter gesagt als getan. Denn nur die Einführung eines solchen Systems reicht nicht aus, um es gewinnbringend zu nutzen – dazu ist viel konzeptionelle Arbeit notwendig.  

Modularisierung...

Das wohl wichtigste Prinzip bei der Umstellung auf ein CCMS ist die Modularisierung von Texten und Medienobjekten. Das bedeutet, wir denken nicht mehr dokumentenbasiert, sondern in kleinen Informationseinheiten, aus denen dann große Informationsprodukte zusammengesetzt werden. Statt einer großen Datei, in der wir eine zusammenhängende Dokumentation zu einem Gerät herunterschreiben, haben wir viele kleine Informationsschnipsel, die wir an mehreren Stellen wiederverwenden können.  

So wird die Wiederverwendung über verschiedene Informationsprodukte hinweg erhöht sowie gleichzeitig das Fehlerpotenzial und der Änderungsaufwand minimiert, da eine Information immer nur an einer einzigen Stelle im System gepflegt wird. Dies wird als "Single Point of Truth" oder "Single-Source-Prinzip" bezeichnet.   

...auf Topic-Ebene

Ausgehend von einem zusammenhängenden Dokument zerteilen wir dieses in Module, auch Topics genannt, die im Redaktionssystem dann einzelne Objekte bzw. Dateien bilden. Die Größe eines Topics misst sich nicht etwa an Wort- oder Satzanzahl bzw. Seitenlänge, sondern vielmehr am Inhalt. 

Ein Topic muss aus Perspektive der Anwender genau eine Frage beantworten – nicht mehr und nicht weniger. "Was ist Pyrolyse?" und "Wie aktiviere ich die Pyrolyse?" werden also zwei Topics, da dies Informationen zu zwei verschiedenen Fragestellungen sind. 

...auf Fragment- oder Wortebene

Die Modularisierung geht noch tiefer. So können nicht nur Dokumente aus Topics zusammengesetzt werden, sondern auch Topics aus noch kleineren Elementen, so genannten Fragmenten. Ein Fragment innerhalb eines Topics kann ein Bild sein oder auch ein Textabschnitt, der in mehreren Topics Verwendung findet, wie z. B. ein Warnhinweis.  

Sogar auf Wortebene kann modularisiert werden, mittels Variablen. So kann z. B. ein und dasselbe generische Topic je nach Kontext, in dem es eingesetzt wird, verschiedene Produktnamen ausgeben – wenn der Produktname anhand einer Variable im Topic gesetzt wird. Gleiches ist beispielsweise auch für technische Daten über Produkte hinweg denkbar. 

Wie feingranular Sie modularisieren, hängt immer vom Grad der Ähnlichkeit Ihrer Daten ab. Man kann auch zu viel Aufwand und Unübersichtlichkeit für zu wenig Nutzen durch Verschachtelung und Modularisierung erzeugen. Aufwand und Nutzen müssen stets im Verhältnis stehen und der Überblick für die Redakteure muss nachvollziehbar sein. Allerdings gilt grundsätzlich: Je feiner Sie modularisieren, desto höher wird Ihr Wiederverwendungsgrad. Das wiederum senkt Erstellungs- sowie Übersetzungskosten.

Inormationsmodell...

Durch die Modularisierung sollen Informationen kontextsensitiv für die Anwender bereitgestellt werden. Um sicherzustellen, dass alle Redakteure dazu die gleiche Strategie bei der Inhaltserfassung verfolgen, empfiehlt sich die Entwicklung eines Informationsmodells. Das Informationsmodell gibt vor, wo Modulgrenzen gesetzt werden, welche Arten von Modulen, auch Topic-Typen genannt, vorliegen und wie diese Topic-Typen aufgebaut sind. So können beispielsweise beschreibende Topics ("Was ist Pyrolyse?") und anleitende Topics ("Wie aktiviere ich die Pyrolyse?") existieren. Es handelt sich dabei um zwei verschieden Topic-Typen, da zwei unterschiedliche Arten von Informationen an den Anwender vermittelt werden.  

...für maximale Verständlichkeit

Beschreibende Informationen vermitteln dem Nutzer reines Wissen über ein Thema, während anleitende Informationen ihn dazu befähigen, Handlungen mit dem Produkt durchzuführen. Um den Anwender bei der Aufnahme dieser verschiedenen Informationsarten optimal zu unterstützen, werden im Informationsmodell Vorgaben definiert, die für einen standardisierten Aufbau und eine einheitliche Formulierung solcher Topic-Typen sorgen. So wird die Verständlichkeit für den Anwender erhöht, da er Informationsarten bereits anhand ihrer Form und Struktur voneinander unterscheiden kann. 

...für automatisierte Layouts

Das professionelle Content-Management lebt unter anderem von der Trennung von Inhalt und Layout. Informationen werden formatneutral erfasst und bei der Publikation automatisch mittels regelbasierter Stylesheets formatiert. So kann eine einmalig erfasste Information für unterschiedliche Kontexte in verschiedenen Ausgabeformaten anders dargestellt werden, ohne jeweils erneuten Layoutaufwand zu betreiben. 

Um diese regelbasierte Formatierung konsistent sicherzustellen, ist es notwendig, die Informationen bei der Erfassung semantisch auszuzeichnen. Dies geschieht im CCMS anhand von verschiedenen XML-Tags. Welche Information mit welchem XML-Element ausgezeichnet wird und welche XML-Elemente in welchen Topic-Typen zum Tragen kommen, wird im Informationsmodell definiert und optimalerweise im Redaktionsleitfaden festgehalten. Das Stylesheet greift auf diese XML-Elemente zu und gibt z. B. Elemente des Typs "title" in Fett und Schriftgröße 14 aus, während Elemente des Typs "paragraph" nicht fett und in Schriftgröße 11 ausgegeben werden. 

Variantenmanagement

Um zu garantieren, dass, gerade wenn mehrere Redakteure in einem System arbeiten, alle demselben Prinzip folgen und den Überblick behalten können, muss ein gezieltes Variantenmanagement definiert werden. Dazu sind Überlegungen wie die folgenden notwendig: 

  • Wodurch entstehen Varianten in unserem Fall? 
    Z. B. Produktvarianten durch verschiedene Merkmale, Sprachvarianten, zielgruppenspezifische Varianten von Informationen 

  • Wann wird welche Art von Variante genutzt? Ab welchem Abweichungsgrad ist eine neue Variante notwendig? 
    Z. B. werden mehrere Produktvarianten innerhalb eines Topics gepflegt oder erhält jedes Produkt eine eigene Topic-Variante. 

  • Welche Methoden des Variantenmanagements ist in unserem Fall geeignet? 
    Z. B. Variantensammlung vs. Reuse-Pool (Vgl. Drewer/Ziegler (2011): Technische Dokumentation. S. 348-351) 

Diese Überlegungen müssen Sie im Vorhinein treffen, klare Regeln definieren und z. B. in Form eines Redaktionsleitfadens festhalten, sodass alle Beteiligten demselben Prinzip folgen können.

Metadaten

Um diese Varianten kontextspezifisch und gefiltert ausgeben zu können, müssen diese mit Metadaten versehen werden. Metadaten sind "Daten über Daten". Das sind Metainformationen, die an einzelne Informationseinheiten im CCMS angehängt werden, um dieser Informationseinheit zu sagen, was sie ist und wofür sie gültig ist, z. B. für welches Produkt, für welche Zielgruppe oder für welche Sprache. Für jedes Objekt im System werden verschiedene Metadaten ausgefüllt. Durch die Kombination der vergebenen Metadatenwerte entsteht eine Klassifikation des Objekts, die es maschinell auffindbar macht. Das ist unter anderem für folgende Zwecke nützlich: 

  • Suchen und Finden von Daten im Redaktionssystem 

  • Filterung von Inhalten bei der Publikation, z. B. nach Zielgruppe oder Produkt 

  • Formatierung von Inhalten 

  • Facettierte Suche durch den Anwender bei Bereitstellung der Informationsprodukte in einem Content-Delivery-Portal o. ä. 

  • Zugriff auf gezielte Informationseinheiten durch andere Anwendungen wie Chatbots, AR- oder VR-Anwendungen 

Um Metadaten zielführend im CCMS einzusetzen, muss ein ausgereiftes Metadatenkonzept entwickelt werden. Dabei werden die Informationslandschaft, das Produktportfolio sowie die Einsatzzwecke der im System verwalteten Informationen analysiert. Außerdem wird ermittelt, welche Metadaten für das Unternehmen notwendig sind, welche Werte diese Metadaten annehmen können und welche Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Metadaten bestehen.  

Stylesheets

Jedes Unternehmen hat sein eigenes Corporate Design. Es ist Teil der Unternehmensidentität und sorgt für Wiedererkennungswert. Dieses Corporate Design lässt sich auch in den Informationsprodukten umsetzen, die im CCMS gepflegt und von dort aus publiziert werden. Dazu ist die Definition eines Stylesheets notwendig, das regelbasiert die Informationen bei der Publikation formatiert. Für verschiedene Ausgabeformate oder Einsatzzwecke können auch mehrere Stylesheets definiert und das jeweils benötigte bei der Publikation ausgewählt werden. So werden Informationen z. B. für Produktkataloge anders formatiert und gelayoutet als für Montageanleitungen oder für Print-Dokumente anders als für Web-Ausgaben. 

Autorenunterstützung

Nicht zuletzt bieten CCMS häufig die Möglichkeit zur maschinellen Autorenunterstützung. Die Redakteure werden dadurch im Arbeitsalltag entlastet, indem redaktionelle Regeln vom System geprüft werden. Das können z. B. Regeln zur Strukturierung und Formulierung der Informationen sein. Das System erkennt Fehler und gibt entsprechende Meldungen aus, z. B. bei der Missachtung von terminologischen Regeln oder bei ungültiger XML-Struktur. So können Aufwände bei der Erstellung sowie im Review eingespart werden. Zum einen muss der Redakteur bei der Erfassung von Informationen nicht jeden Schritt hinterfragen und sich selbst prüfen – zum anderen wird das redaktionelle Lektorat entlastet oder es kann unter Umständen sogar ganz entfallen. 

Die meisten CCMS bieten integrierte Lösungen zur maschinellen Autorenunterstützung sowie die Möglichkeit, externe Tools wie Controlled-Language-Checker oder Terminologiedatenbanken über eine Schnittstelle anzubinden. 

All diese Aspekte bei der Konzeption zu beachten, kann eine umfassende Herausforderung sein. Wir unterstützen Sie gern bei sämtlichen Aspekten rund um die effiziente Einführung und Nutzung Ihres Systems. Schauen Sie sich dazu unsere Leistungsbeschreibungen an oder nehmen Sie bei konkreten Anliegen Kontakt zu uns auf.