Mit der Einführung eines Component Content Management Systems (CCMS) haben Sie bereits einen wichtigen Schritt zur Optimierung Ihres technischen Dokumentationsmanagements unternommen. Die Standardfunktionen der CCMS-Systeme bieten eine Vielzahl von Funktionalitäten, die den Redaktionsalltag entlasten. Doch es gibt weiteres enormes Optimierungspotenzial, mit dem Sie die Arbeit effizienter gestalten, den Zeit- und somit Kostenaufwand reduzieren und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit stärken können. Die Zauberwörter hierzu heißen: Datenaufbereitung und Automatisierung. Wie Sie in eine zukunftsorientiere Redaktion investieren, haben wir hier für Sie zusammengestellt.
Erhebliches Optimierungspotenzial erkennen und entwickeln
Viele Technische Redakteure erleben das täglich: Einige Arbeitsschritte im Redaktionssystem sind oft Wiederholungen definierter Prozesse, die viel Zeit kosten. Durch passend integrierte Automatisierungslösungen lassen sich viele Tätigkeiten im und um ein CCMS erheblich erleichtern. Wie Sie dieses Automatisierungspotenzial in Ihrem CCMS erkennen und an welchen Stellen Sie Arbeitsabläufe effizienter gestalten können, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag Redaktionen gezielt automatisieren – CCMS-Schnittstellen sinnvoll nutzen.
Daten für die Automatisierung passend machen
Daten manuell in einem Content Management System anzulegen oder in das Redaktionssystem zu importieren, ist langwierig und kostspielig. Glücklicherweise existieren auch hier für viele Anwendungsfälle automatisierte Lösungen, um Daten systemübergreifen aufzubereiten und zu verwenden. Was Sie jedoch bei der Vorbereitung und Umsetzung dieser Lösungen beachten sollten, verraten wir Ihnen in unserem Blogbeitrag Ohne standardisierte Daten keine Automatisierung – Wie Sie Ihre Daten passend machen.
Blick in die Werkzeugkiste: Notepad++
Sie wollen Daten aus einem PDF, Excel oder einer anderen Quelle verarbeiten, aber die Struktur passt nicht? In der Dokuschmiede verwenden wir für diese Fälle den vielseitigen Open Source-Texteditor Notepad++. Unser Experte Gerhard Glatz zeigt Ihnen in seinem Workshopvideo Datenaufbereitung mit Notepad++, wie Sie mit Notepad++ und dessen Funktionen "Lesezeichen" sowie geschicktem Suchen & Ersetzen in kurzer Zeit Daten aufbereiten.
