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Redaktionen gezielt automatisieren – CCMS-Schnittstellen sinnvoll nutzen

Janina Berger 4 Min.


Moderne Redaktionssysteme bieten derzeit schon eine Vielzahl verschiedener Funktionalitäten, die Technischen Redakteuren den Arbeitsalltag erleichtern. Doch neben den Standardfunktionen kann man weit mehr im und um ein CCMS automatisieren und somit Redaktionen bei ihrer Arbeit entlasten.

Nachfolgend schildern wir unser Verständnis von Automatisierung und CCMS-Schnittstellen und gehen auf die Vorteile ein, die Automatisierungen im TR-Umfeld bieten. Weiterhin erhalten Sie durch konkrete Beispiele aus der Redaktionspraxis Anregungen für eigene Anwendungsfälle und lernen, die Automatisierungsarten zu unterscheiden und Automatisierungspotenzial zu erkennen.

Automatisierung und CCMS-Schnittstellen – Unsere Definitionen

Technische Dokumentationen automatisiert zu erstellen, klingt für jeden Technischen Redakteur nach Arbeitserleichterung. Doch ist damit nicht gemeint, dass die redaktionelle Arbeit komplett entfällt, sondern dass Automatisierungen in bestimmte Arbeitsabläufe im Redaktionsprozess eingreifen und den Aufwand somit deutlich reduzieren.

Insbesondere durch CCMS-Schnittstellen lassen sich Automatisierungen im TR-Kontext umsetzen. CCMS-Schnittstellen sind Systeme und Tools, die entweder direkt an das Redaktionssystem angeschlossen sind oder die mit dem Redaktionssystem interagieren. Ein Beispiel einer CCMS-Schnittstelle ist eine ERP-Systemanbindung, über die das CCMS Daten abfragen kann.

Umfassende Vorteile dank Automatisierung

Die Vorteile von CCMS-Automatisierungen wirken sich in erster Linie auf die Technische Redaktion aus. Bei näherer Betrachtung fällt jedoch auf, dass sich auch für weitere Abteilungen und das gesamte Unternehmen Vorteile ergeben:

  • Effizienteres Arbeiten
  • Reduzierter Zeitaufwand
  • Keine manuelle Durchführung wiederkehrender Arbeitsabläufe, die immer dem gleichen Prinzip folgen.
  • Technische Redakteure können sich auf Tätigkeiten fokussieren, die ihr Knowhow erfordern und müssen keine ermüdende Arbeit leisten.
  • Qualitätssteigerung durch eindeutige Regeln des Automatismus und Wegfall manueller Übertragungsfehler
  • Erhöhte Flexibilität, da die Daten meist schneller aktualisierbar sind.
  • Zentrale Wissenssicherung durch definierte Regeln, die an einer Quelle gepflegt werden.
  • Stärkung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, vor allem bei Systemschnittstellen

Automatisierter Redaktionsprozess – Jeder Schritt hat Potenzial

Ein klassisches Beispiel für eine Automatisierung im Redaktionssystem ist der Import strukturiert aufbereiteter Daten. Daten können in diesem Zusammenhang Textbausteine, Grafiken, Verlinkungen oder auch Metadaten sein. Die Möglichkeiten für Automatisierung beschränken sich aber nicht nur auf die Inhaltserstellung, sondern sind entlang des gesamten Redaktionsprozesses möglich und hilfreich. Die folgende Grafik bildet einen typischen Prozess innerhalb einer Technischen Redaktion ab:

In der Phase der Projektzusammenstellung können beispielweise Filter einer Dokumentation automatisiert erstellt werden. Im Filter sind meist Gültigkeiten für das entsprechende Dokument hinterlegt, z. B. um welches Gerät es sich handelt oder welche Funktionen, Komponenten und Merkmale dieses Gerät hat. Da gleiche oder ähnliche Daten auch im ERP-System gepflegt sind, ist hier die Integration einer ERP-Systemanbindung denkbar, über die das CCMS Daten abfragen kann. Somit können die gleichen Daten abteilungsübergreifend genutzt und nur einmalig gepflegt werden.

Anhand dieser beiden Beispiele wird bereits deutlich, dass die Möglichkeiten von Automatisierungen und CCMS-Schnittstellen sehr vielfältig sind. Jeder Prozessschritt beinhaltet wiederkehrende Tätigkeiten oder Arbeitsabläufe. Aus diesem Grund können wir auch aus jedem Prozessschritt Potenzial ableiten. Was die Tätigkeiten im und um das CCMS kennzeichnet, die mit Automatisierungen umsetzbar sind, schildert der folgende Absatz:

Automatisierbare Tätigkeiten im Redaktionsumfeld erkennen

Automatisierungspotenzial lässt sich vor allem anhand der Gemeinsamkeiten feststellen, die automatisierte Prozesse oder Arbeitsabläufe haben.

Folgende Eigenschaften kennzeichnen Tätigkeiten mit Automatisierungspotenzial:

  • Häufige Wiederholung einer Tätigkeit oder eines Arbeitsablaufs
    • entweder zu einem Zeitpunkt viele Wiederholungen durch große Datenmengen
    • oder in regelmäßigen zeitlichen Abständen viele Wiederholungen, z. B. durch Aktualisierung der Daten
  • Sie lassen sich auf eindeutige Regeln und eine Logik zurückführen, beispielsweise bekommt ein Textmodul immer einen bestimmten Taxonomiewert zugewiesen, wenn der Inhalt gewisse Kriterien erfüllt.
  • Daten entsprechen einer einheitlichen Struktur oder einem Muster, beispielsweise Fragmente im CCMS, die die gleichen XML-Tags in identischer Reihenfolge beinhalten.

Wenn Sie Tätigkeiten in ihrem Arbeitsumfeld mit Automatisierungspotenzial erkannt haben, müssen Sie allerdings noch einige Anforderungen sicherstellen, damit eine Automatisierung umsetzbar ist. Folgende Überlegungen sollten Sie in der Anforderungsdefinition behandeln:

  • Alle Daten, die automatisiert werden sollen, lassen sich über eindeutige Regeln erstellen und entsprechen einer Logik wie Metadatenregeln und Regeln zur Erstellung oder zur Struktur. Es gibt also keine Ausnahmen in den Daten oder die Ausnahmen lassen sich ebenfalls in einer Logik abbilden.
  • Alle für die Automatisierung notwendigen Systeme und Tools sind verfügbar.
  • Alle notwendigen Systeme und Tools können miteinander kommunizieren und Daten austauschen wie Schnittstellen, Programmiersprachen oder Austauschformate.

Diese Aufzählung ist nicht vollständig und dient nur als Denkanstoß. Die professionelle Umsetzung einer Automatisierung bedarf einer detaillierten Analyse der Ausgangssituation und der Beschreibung aller daraus resultierenden Anforderungen.

Verschiedene Arten von Automatisierung

Eine weitere fundamentale Überlegung für die Umsetzung einer Automatisierung betrifft ihre Art. Wir unterscheiden drei wesentliche Arten:

  • Eine einmalig große Datenmenge
  • Regelmäßig wiederkehrende Daten
  • Mischformen aus den beiden ersten Arten

Durch die Faktoren "Datenmenge" und "Wiederholungsgrad" lassen sich die drei Arten charakterisieren und graphisch abbilden:

Da die drei Automatisierungsarten unterschiedliche Eigenschaften mit sich bringen, entstehen je nach Art andere Anforderungen an ein Automatisierungskonzept und die Umsetzung. Ob sich der Aufwand in Ihrem Unternehmen lohnt, hängt von mehreren Faktoren ab und muss individuell betrachtet werden.

Automatisierung und CCMS-Schnittstellen – sinnvolle Investitionen in eine zukunftsorientierte Redaktion

Für Technische Redaktionen bieten Automatisierungen enormes Potenzial, um Redakteure zu entlasten und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Ein Blick auf die Liste der Vorteile reicht aus, um ihren Nutzen zu erkennen. Anfangs bedeuten Automatisierungen meist Mehraufwand, z. B. durch Skriptprogrammierung, Einrichtung von CCMS-Schnittstellen, unternehmensweiten Abstimmungsbedarf oder Bereinigung und Aufbereitung der Ausgangsdaten.

Wenn der Initialaufwand jedoch geschafft ist, profitieren Sie von effizienteren Arbeitsmethoden, die wiederum zeitliches und kostentechnisches Einsparpotenzial liefern. Ob sich die Einführung von Automatisierungen und CCMS-Schnittstellen in Ihrem Unternehmen lohnt, müssen Sie letztendlich individuell bewerten.

Wenn Sie sich weitere Beispiele von Automatisierungslösungen pro Prozessschritt anschauen möchten, empfehlen wir Ihnen nachstehend unsere Übersichtsgrafik.

Falls Sie eine Beratung bezüglich Automatisierung und CCMS-Schnittstellen benötigen oder sich nur ausführlicher informieren wollen, dann kontaktieren Sie uns gerne über das Kontaktformular.