Wann ist ein CCMS sinnvoll?
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Vorteil 1: Modularisierung und Wiederverwendung
Einer der bedeutendsten Unterschiede zwischen der Arbeit in einem CCMS und der Inhaltserstellung in einem DTP-Programm wie MS Word oder Adobe FrameMaker ist die Möglichkeit, Inhalte zu modularisieren und wiederzuverwenden. Unter Modularisierung versteht man das Unterteilen von Inhalten in einzelne, abgeschlossene Sinneinheiten, die dann in Form von Bausteinen, den Modulen, im CCMS abgelegt werden. Wie groß einzelne Bausteine sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab und wird in der Regel bei der Einführung des CCMS in einem Modularisierungskonzept festgelegt. Die erstellten Module werden in der Datenbank des Systems abgelegt.
Bei der Erstellung eines Informationsprodukts werden die vorhandenen Module wiederverwendet statt kopiert. Das eigentliche Modul liegt also immer in der Datenbank und wird in den Informationsprodukten nur referenziert. Dies bezeichnet man als Single-Source-Publishing, bzw. übersetzt als das Publizieren aus einer gemeinsamen Quelle. Daraus ergeben sich viele Vorteile, beispielsweise wird die Konsistenz über Informationsprodukte hinweg verbessert, Übersetzungskosten werden eingespart, Inhalte dank wiederverwendbarer Informationen effizienter erstellt und Änderungen nur an einer Stelle eingepflegt.
Vorteil 2: Variantenmanagement
Eine zunehmende Anzahl an Produktvarianten muss sich auch in den Informationsprodukten widerspiegeln. Verschiedene Funktionen von CCMS helfen, diese Varianten möglichst effizient zu erstellen und zu verwalten. So können Inhalte nicht nur in Modulen, sondern auch in kleineren Sinneinheiten wie Absätzen abgelegt werden.
Dies hat den Vorteil, dass für verschiedene Varianten nicht immer einzelne Module erstellt werden müssen, sondern auch auf den unteren Ebenen variantenspezifische Inhalte möglich sind. Sie fragen sich jetzt vielleicht, wie ein rundes Informationsprodukt entstehen soll, wenn Informationen zu verschiedenen Varianten innerhalb einzelner Module verwaltet werden. Dies erläutern wir anhand des nächsten Vorteils:
Vorteil 3: Automatisierung
CCMS bieten verschiedene Automatisierungsmöglichkeiten, deshalb beschränken wir uns hier auf die grundlegenden. Informationen zu weiteren Automatisierungsmöglichkeiten finden Sie in unserem iMagazin.
Doch nun beschäftigen wir uns mit Variantenmanagement, Automatisierung und der Frage, wie aus den Varianten ein rundes Informationsprodukt wird. Die Antwort lautet: Durch Metadaten und Filter.
Metadaten dienen dazu, die Inhalte im CCMS zusätzlich auszuzeichnen. So kann für ein Modul z. B. die Information hinterlegt werden, welche Inhaltsart es ist und für welches Bauteil das Modul gilt. Dazu zählt auch die Vergabe von Informationen zu einzelnen Varianten.
Die Grafik unten zeigt ein Beispiel: Ihr Unternehmen stellt Varianten eines Geräts her, die für unterschiedliche Preissegmente angepasst werden. Das Einschalten der Geräte erfolgt immer gleich, lediglich die Form der Tasten unterscheidet sich. Anstatt für jede Variante ein Modul zu erstellen, erstellen Sie ein Modul für alle Varianten und fügen Abbildungen für alle Tastenvarianten ein. Die Abbildungen zeichnen Sie dann mit den Metadaten "Variante 1", "Variante 2" und "Variante 3" aus. Somit "wissen" die Abbildungen, zu welcher Produktvariante sie gehören.
Bei der Ausgabe eines Informationsprodukts wählen Sie dann mit Filtern, für welche Variante das Informationsprodukt erstellt werden soll. So können Sie mit wenig Aufwand produktspezifische Informationsprodukte ausgeben. Um auch die Erstellung der Filter zu automatisieren, können Sie z. B. ein ERP-System an das CCMS anbinden. Die Filter für individuelle Produktkonfigurationen werden dann direkt aus den entsprechenden Bestellungen übernommen.
Die Texte sind erstellt, müssen aber noch übersetzt werden, auch dabei unterstützt Sie das CCMS:
Vorteil 4: Übersetzungsmanagement
Die korrekte Übersetzung von Informationsprodukten ist notwendig, gleichzeitig ist das Thema bei vielen unbeliebt. Übersetzungen können lange dauern, sind teuer und man verliert schnell den Überblick, welche Sätze, Absätze oder Texte bereits übersetzt sind. Auch hier kann ein CCMS auf verschiedenen Ebenen schon ab der Inhaltserstellung in der Ausgangssprache Abhilfe schaffen.
Sogenannte Controlled-Language-Checker können an CCMS angebunden werden und prüfen Inhalte bereits beim Schreiben auf die Einhaltung der vorgegebenen Schreibregeln und Terminologie. Das Ergebnis: einheitliche und konsistente Ausgangstexte. Die höhere Qualität der Inhalte führt nicht nur dazu, dass die Übersetzungen qualitativ hochwertiger sind, sondern kann auch die Kosten für Übersetzungen senken und gleichzeitig die Effizienz erhöhen.
Übersetzungssysteme arbeiten mit Übersetzungsspeichern, darin sind Satzsegmente und deren Übersetzung enthalten. Beim Einlesen eines neuen Texts wird dieser in Segmente aufgeteilt und mit den vorhandenen Übersetzungen im Übersetzungsspeicher abgeglichen. Durch die erhöhte Konsistenz der Ausgangstexte verbessert sich nicht nur die Trefferquote beim Abgleich mit dem Übersetzungsspeicher, sondern auch die prozentuale Übereinstimmung. Je nach Vereinbarung sinken so Kosten und Zeitaufwand für die Übersetzung.
Nach der Übersetzung werden die Inhalte importiert und im CCMS nicht nur die Ausgangstexte verwaltet, sondern auch deren Übersetzungen. Beim Export in das Übersetzungssystem erkennt das CCMS, welche Inhalte bereits übersetzt sind und exportiert diese Inhalte entweder gar nicht oder nur als Referenzmaterial. Je mehr bereits übersetzte Inhalte wiederverwendet werden, umso stärker sinkt also der Übersetzungsaufwand. Der Überblick über bereits übersetzte Inhalte erleichtert außerdem die Planung des zeitlichen Aufwands für eine Übersetzung. Ihre Texte sind nun erstellt und übersetzt, müssen aber noch publiziert werden.
Vorteil 5: Ausgabe in verschiedene Medien
Die meisten CCMS arbeiten XML-basiert. XML ist eine Auszeichnungssprache, die an die eigenen Anforderungen angepasst werden kann. Der Vorteil einer Auszeichnungssprache ist, dass Informationen zu Inhalt, Struktur und Layout getrennt voneinander gespeichert werden. Dadurch unterscheidet sich die Arbeit in einem CCMS klar von der Arbeit in einem DTP-Programm.
In einem DTP-Programm wird Text eingegeben und in der Regel manuell formatiert. Eine Struktur, die z. B. vorgibt, wie die Inhalte aufgebaut sein müssen, wird dabei nicht hinterlegt. Das heißt, Format und Inhalt sind fest aneinandergekoppelt und eine Struktur fehlt oftmals ganz. Wenn ein Informationsprodukt in ein anderes Format überführt werden soll, ist dies mit viel Aufwand verbunden.
Arbeitet man dagegen in einem XML-basierten CCMS, ist die Ausgabe der Inhalte in verschiedene Formate kein Problem. Anstatt wie in einem DTP-Programm einen Absatz mit der Formatvorlage "Absatz" auszuzeichnen, zeichnet man in XML einen Absatz lediglich mit der Information "Du bist ein Absatz" aus. Erst bei der Ausgabe eines Informationsprodukts wird anhand der Layoutvorgaben den einzelnen XML-Elementen ihr endgültiges Format zugeordnet. Diese Formatinformationen werden separat verwaltet und können je nach Ausgabemedium unterschiedlich sein. XML-basierte CCMS können also dieselben Inhalte in unterschiedlichen Medien und Formaten ausgeben. Hierbei spricht man auch von Cross-Media-Publishing und Multi-Channel-Publishing. Inhalte können so per Knopfdruck z. B. als PDF-Druckdateien, nutzerfreundliche Webanwendungen oder Chatbots ausgegeben werden, wie die folgende Grafik zeigt.
Warum lohnt sich ein CCMS für meine Redaktion?
Die Vorteile eines CCMS sind vielfältig und wirken sich auf lange Sicht positiv auf die Kosten und die Effizienz bei der Inhaltserstellung aus. Bei der Erstellung neuer Informationsprodukte kann auf einen Pool an vorhandenen Inhalten zurückgegriffen werden, Übersetzungskosten sinken, die Qualität der Informationsprodukte und die Flexibilität steigen, z. B. bei der Ausgabe von Informationsprodukten. All diese Vorteile führen auch dazu, dass sich Redakteurinnen und Redakteure auf das Wesentliche konzentrieren können und mehr Zeit für höherwertige Tätigkeiten haben. Wenn Sie sich jetzt fragen, ob sich ein CCMS auch für Ihr Unternehmen lohnt, helfen Ihnen vielleicht die folgenden Fragen:
Stellt Ihr Unternehmen viele Varianten eines Produkts her?
Arbeiten mehrere Technische Redakteure in Ihrem Unternehmen?
Arbeitet Ihr Redaktionsteam an mehreren Standorten oder sogar international?
Ist Ihre Technische Redaktion mit Arbeiten ausgelastet, die eigentlich automatisiert werden könnten?
Sind Sie zwiegespalten hinsichtlich der gesetzlichen Vorgaben zu gedruckten Informationsprodukten und den Kundenwünschen nach digitalen Inhalten?
Wollen Sie Medienbrüche zwischen Informationsprodukt und dem eigentlichen Produkt vermeiden, aber Rechtssicherheit erreichen?
Müssen Ihre Informationsprodukte in mehrere Sprachen übersetzt werden?
Sind Sie mit der Konsistenz Ihrer Informationsprodukte unzufrieden?
Haben Sie eine oder mehrere Fragen mit "Ja" beantwortet? Dann kann sich die Einführung eines CCMS für ihr Unternehmen bezahlt machen. Wenn Sie eine Beratung bezüglich der Einführung eines CCMS benötigen oder sich ausführlicher informieren wollen, dann kontaktieren Sie uns gerne über das Kontaktformular.
