Mut zu neuen Medien – Warum sich der Einsatz innovativer Formate lohnt

Technologische Innovationen sind schnelllebig und mitunter schwer einschätzbar: Der Absturz von einer gehypten Zukunftstechnologie hinab ins Tal der Desillusionierung und der erneute Aufstieg an die Spitze sind keine Seltenheit. Ähnliches ist auch in der Historie von Augmented und Virtual Reality zu beobachten.

Daher ist nachvollziehbar, dass Entwicklungen oft erst von Führungskräften und Entscheidenden kritisch hinterfragt werden, bevor Unternehmen investieren. Riskant ist allerdings, wenn zukunftsweisende Veränderungen übereilt als flüchtig oder unbedeutend abgeschrieben werden.

In jedem Fall ist für die Technische Kommunikation festzustellen, dass die digitale Transformation auch die Redaktionen und die Dokumentation vollumfänglich betrifft. Für die Zukunft werden deshalb Strategien und Lösungen benötigt, die weit über das digitale Bereitstellen einer PDF hinausgehen. Die Auseinandersetzung mit digitalen und innovativen Formaten ist daher ein essenzieller Bestandteil der Zukunftssicherheit von Technischen Redaktionen.

Eine Entwicklung ernst zu nehmen, bedeutet nicht zwangsläufig, große Summen darin zu investieren. Vielmehr sollten Sie sich informieren, diesen Fortschritt hinterfragen, ihn beobachten und eigene Erfahrungen sammeln. Um die tatsächlichen Chancen und Risiken eines Formats besser einschätzen zu können, benötigen Sie keine umfangreichen Projekte. Bereits kleine Musterprojekte schaffen mehr Klarheit, Sicherheit und Vertrauen für die Entscheidungsfindung und das eigene Vorgehen.

Selbst wenn der eindeutige Mehrwert einer innovativen Methode zur Bereitstellung von Technischer Dokumentation erkannt wird, bleibt häufig die Frage: "Ist die Technologie bereit für den realen Einsatz?". Der noch nicht vollständig ausgereifte technische Entwicklungsstand und der bisher eher vereinzelte Einsatz von Formaten wie Chatbots, Virtual oder Augmented Reality schreckt viele ab.

Doch gerade diese Ausgangssituation bietet das Potenzial Veränderungen aktiv mitzugestalten, eigene Maßstäbe zu definieren, Innovationsträger zu sein und sich selbst auf dem Markt zu positionieren.

Rechtliche Vorbehalte sind eines der Hauptargumente, die gegen den Einsatz digitaler Formate vorgebracht werden. Obwohl oder gerade, weil die meisten Normen und Richtlinien keine konkrete Aussage zur Bereitstellung der Information treffen, besteht in diesem Punkt Unklarheit und Unsicherheit. Die meisten Unternehmen möchten in Punkto Rechtssicherheit kein unnötiges Risiko eingehen und setzen nach wie vor auf die bewährte und "Sicherheit versprechende" Papierform.

Abgesehen vom derzeitigen Verständnis der rechtlichen Lage bedeutet "gedruckt und beigelegt" nicht zwingend eine erhöhte Sicherheit für den Anwender. Das trifft insbesondere dann zu, wenn Inhalt, Qualität und Nutzerfreundlichkeit unter den strikten Kostenvorgaben für Druck und Übersetzung leiden.

In vielen Anwendungssituationen sind digitale und innovative Bereitstellungsformate der Papierform sogar überlegen. Sie bieten die Möglichkeit Informationen intelligent verfügbar zu machen und sicherheitskritische Inhalte so gezielt bereitzustellen, dass diese nicht einfach übersehen oder ignoriert werden können.

Die eDoc-Richtlinie der tekom und die Überarbeitung der Maschinenrichtlinie zeigen deutlich, dass die digitale Bereitstellung in der Technischen Kommunikation einen immer größeren Stellenwert einnimmt. Vor diesem Hintergrund scheint es nur eine Frage der Zeit zu sein, bis sich digitale Formate durchsetzen oder sogar explizit gefordert werden. Um bei der digitalen Transformation nicht auf der Strecke zu bleiben, ist es essenziell, bereits jetzt die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen.

Aktuell läuft diese Entscheidung auf eine Redundanzstrategie hinaus: Als Kompromiss zwischen Rechtssicherheit und Digitalisierung werden zwar digitale Formate eingesetzt, sicherheitsrelevante Informationen werden jedoch weiterhin in Papierformat bereitgestellt. Antworten auf die Fragen, wie rechtssicher der Verzicht auf die Papierform ist, und Tipps zur kurz-, mittel- und langfristigen strategischen Ausrichtung finden Sie in unserem Blog-Beitrag "Gesetze, Normen und Kundenbedürfnisse – Wie Ihr Medienkonzept den Anforderungen gerecht wird".

Rechtssichere Informationen sind und bleiben ein wichtiger Bestandteil der Technischen Dokumentation. In vielen Unternehmen herrscht bislang immer noch die Ansicht, dass die Technische Redaktion mit der Bereitstellung rechtsicherer Anleitungen ihre Pflicht erfüllt hat. Alles Weitere ist übertrieben und unnötiger Aufwand.

Doch die Erwartungshaltung und die Bedürfnisse der Anwender gehen über die rechtlich bedingten Mindestanforderungen hinaus. Digitale Lösungen unterstützen beim Fokuswechsel: Weg von Dokumentationspflicht, Normen und Richtlinien, hin zu anwenderzentrierter, zielgerichteter und intelligenter Information.

Gleichzeitig ermöglichen digital bereitgestellte Inhalte das Verhalten von Anwendern und ihre Bedürfnisse detailliert zu analysieren. Anonymisierte Nutzerdaten über Suchverhalten, Navigationswege, Informationszugriffe oder die Zugriffsdauer liefern wertvolle Hinweise, die dabei helfen, Informationen und Ihre Bereitstellung zu optimieren. Mit geringem Aufwand können so Faktoren identifiziert werden, die das Nutzererlebnis verbessern und die Anwenderzufriedenheit steigern.

Kostendruck ist in der Technischen Redaktion allgegenwärtig, denn bei gleichbleibender Qualität sollen die Kosten auf ein Minimum reduziert werden. In diesem Kontext scheint es unmöglich, neue und innovative Formate einzuführen.

Doch der Einsatz eines digitalen Formats muss nicht immer mit hohen Kosten verbunden sein, denn selbst, wenn auf kurzfriste Sicht erhöhte Kosten anfallen, können langfristig Kosten gespart werden. Die folgenden Argumente zeigen Ihnen, wo Sie durch den Einsatz digitaler Formate sparen können:

• Druckkosten minimieren
  Digital bereitgestellte Inhalte müssen nicht in Papierform bereitgestellt werden. Druckkosten können auf ein notwendiges Minimum reduziert werden.
• Übersetzungskosten reduzieren
  Digitale Formate bieten den Raum, Inhalte durch eine Vielzahl visueller Medien zu vermitteln, die eine sprachneutralere Informationsvermittlung unterstützen. Dadurch können Übersetzungskosten gesenkt werden.
• Effizienz in anderen Bereichen steigern
  Eine suboptimale Informationsbereitstellung kann negative Auswirkungen auf Effizienz, Kosten, Sicherheit und Qualität haben. Wenn innovative Formate so eingesetzt werden, dass diese den Anwender optimal unterstützen, bieten sie die Chance diese negativen Auswirkungen ins Positive umzukehren.

Bei der Frage, wie teuer die Umstellung auf ein innovatives Format wird, müssen Sie nicht nur die Kosten für Erstellung, Anpassung und Pflege berücksichtigen, sondern auch Einsparungen in Bereichen, die direkt oder indirekt vom Formatwechsel profitieren.

Abschließend ist zu sagen, dass berechtigte Argumente gegen und für den Einsatz innovativer Formate existieren. Mut zu haben, heißt in diesem Kontext, sich nicht blind und aufgrund eines Trends für die neueste Technologie zu entscheiden, sondern diese genau zu hinterfragen und zu analysieren. Des Weiteren bedeutet es, sich mit den aktuellen Entwicklungen auseinanderzusetzen, bestehende Lösungen zu überdenken und offen für Innovation und Veränderung zu sein.

Wenn Sie sich bezüglich neuer Formate und Medien unsicher fühlen oder offene Fragen zu deren zielführendem Einsatz haben, kontaktieren Sie uns unverbindlich über das Kontaktformular. Wir helfen Ihnen, Mut zu fassen, und stehen Ihnen gern als Partner bei Ihren Herausforderungen zur Seite.