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Medienverständnis und Medienkonzept – Die Grundlagen anwenderfreundlicher Informationsvermittlung

Janina Berger 8 Min.


"Medienkonzepte" klingt zunächst nicht nach einem Thema, das in der Technischen Redaktion einen besonders hohen Stellenwert hat. Die meisten Redakteure kennen das Print-Dokument und vielleicht noch eine korrespondierende Online-Version. Dabei ist die Auseinandersetzung mit geeigneten Medien und Formaten für die Technischen Redaktion besonders wichtig, denn sinnvoll ausgewählte Medien und Formate bilden die Basis einer verständlichen Informationsvermittlung. Diese Entscheidung für Medien und Formate wird in einem unternehmensspezifischen Medienkonzept festgehalten.

Dieser Artikel erklärt die Begriffe und Zusammenhänge der Konzeptbestandteile Medium, Format und Dateiformat. Darüber hinaus lernen Sie, welchen Mehrwert ein Medienkonzept bietet und was ein nutzergerechtes Medienkonzept auszeichnet. Um das Verständnis rund um ein Medienkonzept abzurunden, finden Sie eine Übersichtsgrafik aller gängigen Medien und Formate in der Technischen Redaktion am Ende dieses Artikels.

Personen arbeiten gemeinsam an einem Whiteboard

Medienkonzept – Was ist das?

Ein Medienkonzept legt alle notwendigen Medien, Formate und Dateiformate in einem bestimmten Anwendungskontext fest. Das heißt, in einem Unternehmen kann ein Medienkonzept für die Technische Dokumentation oder für Marketingunterlagen und andere Informationsprodukte vorliegen. Das Medienkonzept kann sich also entweder auf eine Anwendung beziehen oder anwendungsübergreifend entwickelt werden.

Davon abzugrenzen ist an dieser Stelle die Medienstrategie, welche die Geschäftsführung langfristig im Unternehmen verfolgt. Dabei beeinflusst die Medienstrategie das Medienkonzept und umgekehrt.1
 

Medium, Format, Dateiformat – ein Überblick

Die drei wesentlichen Bestandteile, die in einem Medienkonzept zusammenwirken, sind Medien, Formate und Dateiformate. Hierzu stellt sich die Frage, worin sich Medium, Format und Dateiformat unterscheiden. Da diese Begriffe in vielen unterschiedlichen Kontexten verwendet werden, existieren keine eindeutigen Definitionen. Nachfolgend erläutern wir Ihnen die einzelnen Begriffe nach unserem Verständnis:

Medium

Unter Medien verstehen wir aufbereitete Informationen, die so dargestellt sind, dass Nutzer sie erfassen können. Mit welchen Sinneseindrücken die Anwender diese Informationen aufnehmen, ist dabei offen. Informationsprodukte der Technischen Redaktion sprechen im Regelfall visuelle und auditive Sinne an. Ein Medium stellt für uns somit den kleinsten Baustein eines Informationsprodukts dar, der Informationen vermittelt.

Hervorzuheben ist, dass Medium ein sehr allgemeiner Begriff ist, der in verschiedenen Kontexten gebraucht und von unterschiedlichen Quellen verschieden verwendet wird. Die Gesellschaft für Technische Kommunikation – tekom Deutschland e.V. beispielsweise definiert Medium generischer als dieser Artikel, da sie die hier beschriebenen Formate ebenfalls als Medien bezeichnet.

In der folgenden Grafik ist erkennbar, dass das Medium innerhalb des Sender-Empfänger-Modells die Nachricht oder Information vermittelt:

Format

Ein Format enthält nach unserem Verständnis mindestens ein Medium. Weiter ist ein Format die Ausprägungsform, wie zusammengestellte Informationen bzw. ein Informationsprodukt in einer bestimmten Form bereitgestellt werden. In diesem Kontext kann ein Informationsprodukt beispielweise eine Gebrauchsanleitung sein, die in den Formaten Analoges Dokument und Online-Doku vorliegt.

Meist findet im Format aber eine Aggregation verschiedener Medien statt. Formate können durch ihren Nutzungskontext, Interaktivitätsgrad und die Art ihrer Bereitstellung differenziert werden. Ein Beispiel hierfür ist das Einbinden der gleichen Medien bei Augmented Reality, kurz AR, und bei Virtual Reality, kurz VR. Der Zugang zu den Informationen ist bei AR und VR trotzdem ein anderer, denn AR bezieht die Realität mit ein und VR nicht.

Visuell kann ein Format wie folgt dargestellt werden. Die Medien sind blau dargestellt und das Format rot. Das Format enthält mindestens ein Medium. Im Beispiel enthält also das Format Analoges Dokument allein Schrift als Medium:

Dateiformat

Ein Dateiformat ist eine spezifische oder toolabhängige Ausgabe von Daten, die den Anforderungen und Bedingungen der Formate entsprechen. Beispiele für Anforderungen und daraus resultierende Dateiformate finden Sie in der folgenden Tabelle:

AnforderungenBeispiel Dateiformat
an die Software

.psd

.docx

an die Umgebung.html
an Strukturen oder Daten.xml

Der Nutzen von Dateiformaten ist Folgender: Ein Dateiformat dient dem Speichern, Weiterverarbeiten oder Bereitstellen von Formaten in einer Datei.

In der Grafik sind die Definition, Anforderungen und der Nutzen von Dateiformaten noch einmal übersichtlich zusammengefasst:

Zusammenhängende Betrachtung der drei Begriffe

Einzelne Medien vermitteln Informationen und Formate bilden ein Informationsprodukt aus mindestens einem Medium. Außerdem werden sowohl Medien als auch Formate in spezifischen Dateiformaten zum Speichern, Weiterverarbeiten und Bereitstellen ausgegeben. Nachfolgende Grafik verdeutlicht die Abgrenzung der drei Begriffe zueinander:

Jedes Medium liegt in einem bestimmten Dateiformat vor, aber auch das Format als Gesamt-Informationsprodukt hat ein Dateiformat. Bei der Zusammenstellung des Formats müssen Sie daher darauf achten, dass alle einzelnen Dateiformate in das Gesamtformat integriert werden können. Dabei ist wichtig, dass Sie folgende Frage klären: Lässt meine Entwicklungsumgebung die Integration aller einzelnen Formate zu?

Warum Sie ein Medienkonzept benötigen

Das Ziel eines Medienkonzepts lässt sich aus Unternehmenssicht grob in folgendem Satz zusammenfassen: Unternehmen möchten Ihren Anwendern auf die Ausgangssituation abgestimmte Informationen bereitstellen, damit die Informationen verständlich und schnell erfassbar sind. Im Fokus steht also eine anwenderfreundliche Informationsvermittlung.

Für dieses Ziel benötigen Sie eine einheitliche Verwendung definierter Medien, Formate und Dateiformate und als wesentliche Grundlage eine unternehmensspezifische Analyse aller Faktoren, die die Medien- und Formatauswahl beeinflussen. Eine solch detaillierte Auseinandersetzung mit den unternehmenseigenen Produkten, Anwendungskontexten und Anforderungen ist eine zeitliche Investition. Doch diese Investition ist eine Möglichkeit, das Optimierungspotenzial im Unternehmen zu identifizieren und beispielsweise die Wiederverwendung bestimmter Inhaltsbausteine formatübergreifend zu erhöhen.

Zusätzlich kann sich ein maßgeschneidertes Medienkonzept positiv auf die Marktpositionierung eines Unternehmens auswirken. Bei sinnvoller Integration neuer Formate wirkt sich das auf die gesamte User Experience aus. Der Trend in der Technischen Redaktion geht derzeit Richtung elektronische Dokumentation, was auch ein sinnvoller Auslöser sein kann, das unternehmenseigene Medienkonzept zu überdenken oder eines einzuführen.

Zusammengefasst sind die Vorteile eines Medienkonzepts:

  • Standardisierte und konsistente Medienverwendung
  • Nachvollziehbare und begründete Entscheidungen
  • Vorgehensregeln für eine operative Medienproduktion
  • Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement
  • Chance einer innovativen Marktpositionierung
  • Anwenderfreundliche Informationsvermittlung

Wann ist ein Medienkonzept anwenderfreundlich?

Sobald die Entscheidung für die Einführung oder Anpassung eines Medienkonzepts steht, folgt relativ schnell die Frage, wann ein Medienkonzept nutzergerecht ist.

Je nach Nutzungskontext der Informationen sind manche Medien und Formate verständlicher, zugänglicher oder praktischer. In jedem Fall steht der Anwender im Fokus, was fachsprachlich als User Centricity bezeichnet wird. Um die Anwenderfreundlichkeit eines Medienkonzepts zu untersuchen, eignet sich das Honey-Crumb-Modell von Peter Morville.2

 

Im Modell werden verschiedene Faktoren der Usability in Honigwaben angeordnet und einzeln betrachtet:

Die Waben sind so angeordnet, dass diese sich den Kategorien Denken, Fühlen und Nutzen thematisch zuordnen lassen. Alle sechs Waben ringsherum definieren zusammen die siebte, zentrale Wabe, die aussagt, wie wertvoll das Medienkonzept ist.

Mit diesem Modell können demnach sowohl existierende als auch neu erarbeitete Medienkonzepte auf ihre Anwenderfreundlichkeit untersucht werden. Eine wichtige Anmerkung ist in diesem Zusammenhang: Selbst, wenn Sie geeignete Medien und Formate auswählen, gewährleistet das nicht automatisch eine gute User Experience. Die konkrete Umsetzung spielt hier auch eine wesentliche Rolle.

Formate und Medien in der Technischen Redaktion

Nachdem Sie die unterschiedlichen Begrifflichkeiten und den Nutzen eines Medienkonzepts kennengelernt haben, zeigen wir Ihnen nachfolgend eine Übersicht der gängigen Medien und Formate in der Technischen Redaktion. Die Übersichtsgrafik haben wir basierend auf unserer praktischen Erfahrung als Dienstleister für Technische Kommunikation zusammengestellt. Dabei erheben wir keinen Anspruch auf Vollständigkeit:

Ohne Medienkonzept keine nutzerorientierte Informationsvermittlung

Auf Basis der aufgezeigten Vorteile lässt sich abschließend festhalten: Ein maßgeschneidertes Medienkonzept ist eine wesentliche Grundlage für anwenderfreundliche Informationsvermittlung. Nur durch die passende Auswahl geeigneter Medien und Formate können Anwender die für sie relevanten Informationen erfassen und verstehen.

Wichtig ist jedoch, dass ein Medienkonzept immer abhängig vom Unternehmenskontext, beispielsweise der Unternehmenskultur, Arbeitsweise oder Ressourcenplanung, ist (Mehr dazu in unserem Blog-Artikel "Mit maßgeschneidertem Medienkonzept zum Erfolg – Nutzerorientierte und unternehmerische Entscheidungen kombinieren"). Da das Medienkonzept somit von vielen Faktoren im Unternehmen abhängt, ist eine individuelle Betrachtung und Umsetzung unerlässlich. Mit diesen Informationen steht dem eigenen Medienkonzept nichts mehr im Weg.

Wenn Sie eine Beratung bezüglich der Einführung oder Gestaltung eines Medienkonzepts benötigen oder sich nur ausführlicher informieren wollen, dann kontaktieren Sie uns gerne unverbindlich über das Kontaktformular.

Referenzen

1vgl. Schmeling "Frag doch mal die Kollegen" in: technische kommunikation - Fachzeitschrift für Technische Dokumentation und Informationsmanagement, Ausgabe 05/2019
https://technischekommunikation.info/­fachartikel/management/frag-doch-mal-die-kollegen-1024/

2vgl. Wesolko 2016 "Peter Morville’s User Experience Honeycomb" https://danewesolko.medium.com/­peter-morvilles-user-experience-honeycomb-904c383b6886