Gesetze, Normen und Kundenbedürfnisse – Wie Ihr Medienkonzept den Anforderungen gerecht wird

Ein Großteil der heutigen Unternehmen, besonders klein- und mittelständische, liefert seinen Kunden zu Produkten und Dienstleistungen noch gedruckte Dokumente mit mehr oder weniger strukturierten, historisch gewachsenen Informationsmassen. Teils organisiert in großen Ordnern oder als mehrsprachige Bücher, die kaum noch in die Produktverpackung passen, werden diese Informationen meist in einen Aktenschrank gelegt und verstauben dort. In Ausnahmefällen werden die Dokumentationen für Rechtsstreits gebraucht, ansonsten landen sie nach Ende der Archivierungspflicht im Abfall.

Die Gründe hierfür können unterschiedlich sein: Die Notwendigkeit, Nutzungsinformationen anders bereitzustellen, ist nicht oder noch nicht vorhandenen, die benötigten Technologien fehlen oder es mangelt an Wissen, wie das Thema angegangen werden kann. Um nicht ganz abgehängt zu werden, werden Technische Dokumentationen zusätzlich digital angeboten, jedoch oft noch als PDF-Datei, die der gedruckten Version entspricht.

Aufgrund fortschreitender Digitaler Transformation und Initiativen wie Industrie 4.0 wachsen die Anforderungen jedoch von allen Seiten:

Die Digitalisierung führt zu einem gesellschaftlichen Wandel. Wegen der steigenden Informationsflut und der Medienvielfalt wollen Nutzer Informationen nur noch kontextabhängig, zeitnah und in der benötigten Granularität auf dem komfortabelsten Weg sowie digital auf ihrem Endgerät bereitgestellt bekommen.

Auch die Zusammenarbeit im B2B-Bereich ändert sich. Immer schnellere Prozesse und Spezialisierungen in der Produktpalette erfordern zwischen Unternehmen einen ebenso standardisierten wie flexiblen Informationsaustausch. So entstand beispielsweise die VDI 2770, die die strukturierte und einheitliche Bereitstellung von digitalen Herstellerinformationen regelt. Der tekom-Standard iiRDS geht hier sogar noch ein Stück weiter und verzichtet auf die Bereitstellung von archivierbaren PDF-Dateien. Wir beobachten aktuell, dass immer mehr Unternehmen diese Standards einführen und von ihren Zulieferern entsprechend aufbereitete Daten einfordern.

Außerdem spielt der Wettbewerb eine bedeutende Rolle. So können z. B. die Menge und die Qualität digital bzw. online bereitgestellter Informationen bei der Produkt- oder Anbieterauswahl die Kaufentscheidung maßgeblich beeinflussen. Der Service zum Produkt, gerade in Form von Produktinformationen, kann über Kundengewinnung und Kundenbindung entscheiden.

In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage: Wenn also Digitalisierung notwendig ist, um nicht abgehängt zu werden, kann man dann komplett auf Papier verzichten? Die Vision von der papierlosen Welt ist sicher nicht unrealistisch, aktuell muss diese Frage jedoch mit "Nein" beantwortet werden. Die Gründe hierfür erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten:

Besonders interessant ist, dass für den am stärksten reglementierten Bereich, die Medizintechnik, die Gesetzgebung am weitesten fortgeschritten scheint. Auch der Entwurf der Maschinenverordnung, die die Maschinenrichtlinie in absehbarer Zeit ablösen wird, geht zwar auf wirtschaftliche und ökologische Veränderungen ein, verspricht aber – nach aktuellem Stand - keine allzu großen Änderungen gegenüber dem Vorgänger.

Trotz allem lässt sich aber festhalten: Die Bereitstellung von digitaler Technischer Dokumentation ist auch heute schon möglich.

Was die genannten Punkte für Ihr Medienkonzept bedeuten, schildert der nächste Abschnitt:

Aufgrund der aktuellen Rechtsprechung kann man noch nicht vollständig auf gedruckte Dokumentationen verzichten, dennoch steht der Digitalisierung Ihrer Produkt- und Nutzungsinformationen nichts im Weg: Stellen Sie den Kunden in den Mittelpunkt, prüfen Sie die Rahmenbedingungen und wählen Sie die richtigen Medien und Formate.

Gründe, dabei auch den Einsatz neuartiger Medien für Ihr Medienkonzept zu berücksichtigen, finden Sie in unserem Blog-Artikel "Mut zu neuen Medien - Warum lohnt sich der Einsatz neuartiger Medien und Formate in der Technischen Dokumentation?".

Wer sich gut informiert, seine Informationen, Kunden und Prozesse analysiert und alle Rahmenbedingungen berücksichtigt, muss keine Angst vor dem rechtlichen Aspekt haben und sollte unbedingt den Schritt in Richtung Digitalisierung von Produkt- und Nutzungsinformationen wagen. Außerdem empfehlen wir Ihnen folgende Schritte:

• Beziehen Sie die hausinternen Spezialisten der Rechtabteilung mit ein und holen Sie sich externe Unterstützung für eine objektive Betrachtung. Vielleicht arbeiten Sie bereits mit einer Prüfstelle zusammen, die Sie in diesem Zusammenhang einbinden können.
• Eine völlige Rechtssicherheit wird es nicht geben. Dokumentieren Sie darum Ihre Entscheidungen, um im Streitfall begründen zu können, wie es zur jeweiligen Medienwahl gekommen ist, und dass Sie nicht fahrlässig gehandelt haben.
• Prüfen Sie Ihr Medienkonzept "Im Feld": Neben der Evaluierung der Ausfallsicherheit können z. B. Referenz- oder Pilotkunden mit einbezogen werden, um die Usability und die Qualität der Formate zu prüfen und so nebenbei Akzeptanz für die veränderte Bereitstellung zu schaffen.

Wir unterstützen Sie sowohl bei der Analyse als auch bei der Konzeption und Umsetzung gern.