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Alles neu im CCMS? Wie Sie Ihre Inhalte erfolgreich migrieren

Natascha Mandić 6 Min.


Bei der Einführung eines CCMS oder dem Wechsel zu einem neuen Redaktionssystem stellt sich irgendwann die Frage, ob und wie Sie die vorhandenen Informationen kostensparend ins System bekommen und mühsam erarbeitete Inhalte nicht verlieren. Dies betrifft in der Regel auch die Übersetzungen. Ob manuell, teilautomatisiert oder automatisiert, die heutigen Systeme bieten mit Importfunktionen und Schnittstellen wie Rest-APIs eine Reihe von Möglichkeiten, diese Aufgabe zu meistern. 

Doch wie sinnvoll ist es, die Informationen einfach zu übernehmen? Im Folgenden erklären wir, auf welche Aspekte Sie bei der Migration Ihrer Inhalte achten müssen, damit Sie Aufwand, Qualität und Kosten im Blick behalten und darüber hinaus auf zukünftige Anforderungen vorbereitet sind.

Wichtige Aspekte der Datenmigration

Neben den technischen Möglichkeiten, die das System Ihrer Wahl für den Import von Informationen bietet, sind einige weitere Aspekte essentiell: 

Die Quelldaten – In welchem Format liegen die zu migrierenden Daten vor? 

Die Möglichkeiten einer (teil-)automatisierten Migration hängen maßgeblich vom Format der vorhandenen Informationsprodukte ab. Unstrukturierte, nicht standardisierte Daten, z. B. in Word, können von den meisten CCMS zwar problemlos importiert werden, erfordern jedoch einen hohen Nachbearbeitungsaufwand, da eine Zuordnung zu Elementen im Informationsmodell des CCMS nicht möglich ist.  

Dies verbessert sich, je strukturierter die Daten werden, beispielsweise bei gut ausgezeichneten Daten, die unter Anwendung einer Standardisierungsmethode wie dem Funtionsdesign® oder nach einem Standard wie DITA erstellt wurden. Am erfolgsversprechendsten ist die Migration XML-basierter, strukturierter und standardisierter Daten, z. B. beim Wechsel des CCMS.  

Meist lassen sich bereits vorhandene Metadatendefinitionen gleich mit migrieren. Doch Achtung: Aufgrund herstellerspezifischer Infomationsmodelle ist beinahe immer eine Transformation der Daten notwendig. Auch auf Nacharbeiten im neuen System, wie dem Zusammenstellen von Informationsprodukten aus den importierten Modulen bzw. Topics kann in der Regel nicht ganz verzichtet werden. 

Welche Rahmenbedingungen und Ressourcen stehen zur Verfügung? 

Eine Migration kann unerwartet aufwendig und kostspielig werden. Stellen Sie sich im Vorfeld folgende Fragen:  

  • Können die Daten einfach übernommen werden oder wollen Sie die Gelegenheit nutzen, Ihre Daten hinsichtlich Qualität zu optimieren? Fallen Sie nicht auf den Irrglauben herein, dass das System die Lösung für all Ihre Probleme ist. Ein CCMS bringt Ihnen nur dann den gewünschten Nutzen, wenn die Daten für Wiederverwendung und Variantenmanagement entsprechend standardisiert, modularisiert und ausgezeichnet sind. Vermeiden Sie "trash in – trash out". 

  • Haben Sie die nötige Kapazität, um die Migration durchzuführen, ohne dabei das Tagesgeschäft zu vernachlässigen? Und falls nicht, stehen finanzielle Ressourcen für eine vorübergehende externe Unterstützung zur Verfügung? Untersuchen Sie auch die Möglichkeiten einer (teil-)automatisierten Lösung, um manuelle Aufwände zu reduzieren. 

  • Wenn Sie die Daten nicht nur migrieren, sondern auch optimieren wollen, sollte das Konzept stehen. Wenn das Konzept nicht weitestgehend ausgereift ist, können spätere Nacharbeiten notwendig werden. Oft werden diese dann aus Zeitgründen im Tagesgeschäft nicht umgesetzt. 

  • Wie sieht es mit Übersetzungen aus? Wurden diese systematisch mit einem professionellen Übersetzungstool und Translation Memory übersetzt? Wenn Sie diese Frage mit "Ja" beantworten können, haben Sie die Wahl, die Übersetzungen ebenfalls zu migrieren oder über einen Übersetzungsworkflow und mit überschaubaren Kosten ins System zu bringen. Je stärker die Informationen überarbeitet werden müssen, desto größer wird jedoch der Aufwand für Neuübersetzungen. Weitere Faktoren, die die Übersetzungskosten beeinflussen, können der Einsatz maschineller Übersetzung oder die Konditionen sein, die Sie mit Übersetzungsdienstleistern vereinbart haben.  

Um diese Fragen für sich beantworten zu können, sollten Sie wissen, was Sie mit der Einführung oder dem Wechsel des CCMS erreichen wollen.

Ziele und Anforderungen – Wagen Sie einen Blick in die Zukunft

Zunächst stehen häufig Prozessoptimierungen im Vordergrund, wie ein standardisierter Erstellungs- und Übersetzungsprozess mit Workflowunterstützung, die Trennung von Layout und Content und die Möglichkeiten von Wiederverwendung und Variantenmanagement. 

Idealerweise haben Sie sich bereits bei der Systemevaluation Gedanken über die Anforderungen an Ihre Produktinformationen gemacht. Darüber hinaus kennen Sie Ihre Zielgruppen und Anwendungsfälle und wissen, welche konkreten Ziele oder auch Geschäftsmodelle Sie mit Ihren Informationen verfolgen. 

Beispiele für solche Anforderungen können sein: 

  • Ist eine innovative Bereitstellung, wie der Einsatz eines Chatbots geplant?  

  • Sollen Informationen aus dem CCMS möglicherweise irgendwann am Gerätedisplay angezeigt werden?  

  • Oder führt eine andere Abteilung gerade ein System wie PIM, MAM oder ERP ein, aus dem zukünftig Daten verwendet werden können, anstatt sie zu kopieren?  

All diese Überlegungen können Auswirkungen darauf haben, ob Sie die Daten einfach übernehmen können oder auch überarbeiten müssen. Bereiten Sie Ihre Daten so vor, dass Sie sich zukünftige Möglichkeiten nicht verbauen.  

Empfehlungen 

  • Analysieren Sie Ihre Daten.  

  • Definieren Sie Ihre Ziele. 

  • Stecken Sie ausreichend Energie in die Konzeption – Nacharbeiten sind teuer.  

  • Informieren Sie sich über die Möglichkeiten des gewählten CCMS.

Migrationsvarianten - Manuell, teilautomatisiert, automatisiert, oder gar nicht?

Abhängig von Quelldaten, Rahmenbedingungen und Zielen bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten für die Migration an: 

Automatisierte Migration 

In unserem Blog-Artikel "Ohne standardisierte Daten keine Automatisierung – Wie Sie Ihre Daten passend machen" haben wir ausführlich erklärt, welche Voraussetzungen für eine automatische Verarbeitung und Migration von Daten erfüllt sein müssen. Zusammengefasst: Daten sollen standardisiert, redundanzfrei und konsistent sein sowie in einem geeigneten Format vorliegen. Da nicht immer alle Voraussetzungen erfüllt werden können, müssen Daten zunächst bereinigt und z. B. durch Transformation aufbereitet werden.  

Prüfen Sie daher, ob es sich lohnt, den Aufwand in die Datenbereinigung zu stecken, um eine möglichst vollständige Automatisierung zu erzielen. Wenn es ein einmaliges Projekt ist, kann eine andere Variante der Migration kostengünstiger und weniger komplex ausfallen. Bei wiederkehrenden Migrationen empfehlen wir jedoch, wenn möglich, diesen Weg.  

Manuelle Migration 

Nicht immer liegen bei der Einführung eines CCMS wiederverwendbare Informationen vor. Die folgenden Beispiele zeigen, wann es sich lohnt, eine manuelle Migration zu wählen: 

  • Informationen sind nicht strukturiert. 
    Gerade, wenn Anleitungen über Jahrzehnte hinweg gewachsen sind, folgen sie oft keiner einheitlichen Struktur. Um eine normengerechte Dokumentation zu erhalten, müssen Informationen analysiert und strukturiert aufgebaut werden. Empfehlungen für die Struktur und den Inhalt von Nutzungsinformationen bietet u. a. die DIN EN IEC/IEEE 82079-1. Weitere Hinweise auf unzureichend strukturierte Informationen sind lange Fließtexte und redundante Informationen, die sich trotz gleichem Inhalt in Formulierung und Informationsgehalt stark voneinander unterscheiden.

  • Informationen liegen in keinem geeigneten Format vor. 
    Mit den entsprechenden Skripting-Kenntnissen lassen sich Informationen durchaus aus beinahe jedem Format in ein für die Migration geeignetes Format bringen. Doch nicht jedes Unternehmen hat Mitarbeiter mit solchen Qualifikationen zur Hand. Auch dies kann für eine manuelle Migration sprechen. 

Teilautomatisierte Migration – der Zwischenweg 

In manchen Fällen ist es sinnvoll, auch unvollständige Informationen, die nicht perfekt strukturiert sind, in das CCMS zu importieren, um sie dort weiterzuverarbeiten. Überlegen Sie sich im Vorfeld genau, ob es praktikabler und einfacher ist, die Daten im Vorfeld zu bereinigen, oder ob es Sinn hat, Ihre Informationen im System zu vervollständigen. 

Empfehlung 

  • Prüfen Sie die Vor- und Nachteile der Vorgehensweisen für Ihre Daten und Anforderungen.  

  • Unterscheiden Sie zwischen einmaligen und wiederkehrenden Migrationsprojekten. 

  • Wählen Sie nach Prüfung aller Aspekte den pragmatischen Weg.

Wie fangen Sie am besten an?

Sie sehen, eine Migration muss gut durchdacht werden, damit Sie Ihr CCMS nicht nur mit Informationen befüllen, sondern auch möglichst effizient nutzen. Dies erfordert neben einem guten Konzept auch ausreichend Zeit und Kapazitäten, denn das Tagesgeschäft muss ja weitergehen. Planen Sie den Rollout für Ihre Produkte, überlegen Sie sich, welche Informationen Sie zukünftig wirklich im System benötigen und gehen Sie schrittweise vor.  

Gerne unterstützen wir Sie auch beratend bei der Konzeption und Organisation Ihrer Migration und setzen diese bei Bedarf für Sie um. Kontaktieren Sie uns bei Bedarf gerne über unser Kontaktformular.