6 gute Gründe für ein professionelles Terminologie-Management

Die Unterstützung von Entwicklern, Konstrukteuren, Einkauf, Technischer Dokumentation und vielen anderen Abteilungen durch Enterprise-Ressource-Planning-Systeme, kurz ERP-System, ist nicht mehr wegzudenken. In der Anfangsphase des unternehmensinternen Terminologie-Management-Prozesses können die Stammdaten im ERP-System in manchen Fällen eine wichtige Quelle sein. Problematisch wird die Anwendung eines ERP-Systems jedoch dann, wenn es keine unternehmensweit verpflichtenden Terminologie-Vorgaben gibt. Dann besteht oft die Gefahr, dass jeder Ersteller von Stammdaten eigene, nicht selten kryptische Benennungen verwendet.

Die Auswertung der Daten aus dem ERP-System ist in diesen Fällen in der Regel langwierig und umständlich. Durch professionelles Terminologie-Management entstehen diese Nachteile gar nicht erst, sondern es bietet Vorteile, die die Arbeit mit dem ERP-System wesentlich vereinfachen.

Zum einen bietet eine geregelte Terminologie der Stammdaten den Vorteil, dass die Kommunikation im Unternehmen zwischen verschiedenen Abteilungen vereinfacht wird, weil alle Beteiligten denselben Wortschatz verwenden. Ist die Terminologie einheitlich, erleichtert dies auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, da für jeden Begriff nur eine feste Benennung gelernt werden muss.

Auch weitere Prozessschritte können durch professionelles Terminologie-Management optimiert werden. Darunter fallen beispielsweise das automatische Generieren von Stücklisten sowie Ersatzteillisten und -katalogen direkt aus dem ERP-System.

Schon seit vielen Jahren gehören Translation-Memory-Systeme zu den Standardwerkzeugen in Übersetzungsbüros. Sie ermöglichen, bereits übersetzte Sätze oder Satzfragmente aus einer Datenbank zu beziehen, und sparen so im Laufe der Zeit zunehmend Übersetzungskosten. Um den Nutzen dieser Systeme bestmöglich auszuschöpfen, ist eine verbindliche Terminologie unumgänglich.

Durch die konsistente Verwendung von Benennungen in allen Dokumenten kann die Trefferquote im Translation-Memory-System optimiert werden. Darüber hinaus erleichtert eine verbindliche Terminologie die Arbeit des Übersetzers, da dieser sich etwaige terminologische Rückfragen erspart. Gleichzeitig können Sie so sicherstellen, dass Ihre Corporate Identity auch in Übersetzungen gewahrt wird.

Leider gibt es immer noch viele Beispiele für unverständliche Technische Dokumentation. Einen wichtigen Bestandteil hoher Textverständlichkeit bildet die Terminologie. Vor allem in Anleitungen ist es wichtig, das gleiche Bauteil immer mit derselben Benennung zu bezeichnen. Dadurch kann der Nutzer sich ganz auf die eigentliche Aufgabe fokussieren ohne beispielsweise von der Suche nach dem etwaigen Schalter, der Bedienoberfläche oder dem passenden Bauteil abgelenkt zu werden.

Bei der Festlegung einer einheitlichen Terminologie sollte auch beachtet werden, ob es sich bei dem gewählten Term um eine gängige Benennung handelt. Ist in einer Gebrauchsanleitung von einer Küchenmaschine mit integriertem Touchscreen von einem "berührungssensitiven Bildschirm" die Rede, ist Kunden auch mit der konsistenten Verwendung dieser Benennung kaum geholfen.

Eine Hilfestellung bei der Wahl gängiger Benennungen sind die Terminologie-Datenbanken großer Unternehmen. Im Bereich Software und IT erlauben beispielweise Microsoft (https://www.microsoft.com/de-de/language) und SAP (http://sapterm.com/) freien Zugriff auf die unternehmensinterne Terminologie. Auch viele staatliche Institutionen bieten öffentliche Terminologie-Datenbanken. So ermöglicht beispielsweise die Europäische Union den Zugriff auf ihre Terminologie-Datenbank IATE (https://iate.europa.eu/home), die über 7 Millionen Benennungen aller Institutionen und Einrichtungen der EU in allen Amtssprachen enthält. Alle drei Beispiele haben außerdem gemeinsam, dass es sich um mehrsprachige Terminologie-Datenbanken handelt.

Sollte es trotz eines eigentlich sicheren Produkts doch zu einem Schadensfall kommen, wird bei einer Anklage häufig auch das entsprechende Informationsprodukt genau untersucht. Um nachweisen zu können, dass Sie als Hersteller Ihren Informationspflichten vollumfänglich nachgekommen sind, ist unter anderem die Festlegung einer verbindlichen Terminologie ratsam. Dabei ist es sinnvoll, sicherheitsrelevante Benennungen in Zusammenarbeit mit Rechtsexperten festzulegen. Beispielsweise sollten Signalwörter verbindlich festgelegt werden. Idealerweise orientieren sich diese Festlegungen an normativen Anforderungen.

Um im nationalen und internationalen Wettbewerb bestehen zu können und Kunden an das eigene Unternehmen zu binden, haben viele Firmen eine Corporate Identity entwickelt. Diese umfasst Aspekte des internen und externen Erscheinungsbilds von Unternehmen, wozu auch eine Terminologie zählt. Konsistente Benennungen führen nicht nur dazu, dass Kunden diese wiedererkennen. Wenn Sie es schaffen, sich durch Ihre Benennungen von der Konkurrenz abzugrenzen, verbinden Kunden Ihr Unternehmen mit der entsprechenden Benennung.

Manche Benennungen verbinden Menschen, oftmals unterbewusst, mit positiven oder negativen Nebenbedeutungen, sogenannten Konnotationen. Es macht zum Beispiel einen großen Unterschied, ob von einem Ross oder einem Gaul gesprochen wird. Auch in der Technischen Dokumentation spielen Konnotationen eine Rolle. So kann es beispielsweise für Nutzer einen großen Unterschied machen, ob bei der Bedienung eines Produkts ein Fehler oder eine Störung auftritt. 

"Störung" kann als neutrale Benennung gewertet werden, die suggeriert, dass die Ursache des Problems im Produkt selbst liegt. Das Wort "Fehler" wird hingegen häufig mit dem "Bedienfehler" gleichgesetzt und bedeutet für Nutzer, dass die eigene Handlung die Ursache für die Störung am Produkt ist. Obwohl es also häufig um Kleinigkeiten geht, lohnt sich die tiefergehende Auseinandersetzung mit der unternehmensinternen Terminologie, um entsprechende Benennungen anschließend als erlaubt oder verboten zu kennzeichnen.

Abschließend bleibt zu sagen, dass der Weg zu professionellem Terminologie-Management lang und mit viel Aufwand verbunden ist. Wurde dieser Weg jedoch erstmal erfolgreich bestritten und wird auf die konsequente Pflege des Terminologie-Bestands geachtet, bietet Terminologie-Management viele Vorteile, die zur Optimierung zahlreicher Unternehmensprozesse beitragen. Bis dahin unterstützen wir Sie bei der Planung, Durchführung und der anschließenden Überwachung ihres Terminologie-Projekts.

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