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Technische Dokumentation – lohnt sich der Aufwand?

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„Anleitungen liest doch niemand, die sind überflüssig!“ So oder so ähnlich haben Sie diesen Satz bestimmt schon gehört oder selbst gedacht.
In vielen Unternehmen herrscht die Meinung: Dokumentation verschlingt Zeit, verursacht nur Kosten und am liebsten würde man ganz darauf verzichten. Dieser Ansicht wollen wir entgegnen – und zwar mit fünf Argumenten. Fünf Argumenten dafür, dass die Dokumentation Ihrer Produkte essenziell, sinnvoll und langfristig kostensparend ist.

Gute Dokumentation reduziert Ihr Haftungsrisiko

Ein Produkt ohne Dokumentation ist eine Gefahr, eine Gefahr für Ihre Kunden und Ihr Unternehmen. Nur eine umfassende Dokumentation, die allen relevanten Normen und Richtlinien entspricht, macht Ihr Produkt normen- und richtlinienkonform. Und nur ein normen- und richtlinienkonformes Produkt kann von Ihren Kunden gefahrlos und bestimmungsgemäß verwendet werden. Das bedeutet wiederum: Geminderte Risiken eines Personen-, Sach- oder Produktschadens, ein reduziertes Haftungsrisiko und somit keine neuen Kosten.

Gute Dokumentation festigt Seriosität

Fehlende oder unstrukturierte Dokumentation lässt Ihre Kunden im Stich, wirkt unprofessionell und senkt das Vertrauen in Ihre Produkte und Ihr Unternehmen. Eine vollständige und eindeutig verständliche Dokumentation stärkt Ihre Kunden beim Gebrauch Ihrer Produkte und befähigt sie bei Fragen zur Selbsthilfe. Somit verringert gute Dokumentation Supportanfragen, bekräftigt den Vertrauensvorschuss Ihrer Kunden und unterstreicht die Seriosität Ihrer Produkte und Ihres Unternehmens.

Gute Dokumentation ist ein Marketinginstrument

Was Ihr Unternehmen verlässt oder nach außen sichtbar ist, kommuniziert Ihre Marke und repräsentiert Ihre Produkte – positiv oder negativ. Ansprechend und in Ihrem Corporate Design gestaltete Dokumentation ist solch ein Kommunikationsmittel, das professionell für Ihre Produkte wirbt. Zudem können Sie die Kunden auf ihrer Customer Journey begleiten, indem Sie Ihre Dokumentation vom Produkt losgelöst verfügbar machen und mit hochwertig aufbereiteten Produktinformationen Verkaufsargumente liefern.

Gute Dokumentation schafft Mehrwert

In den meisten Unternehmen existiert Dokumentation aus einem Grund, der Normen- und Richtlinienkonformität des Produkts. Gute Dokumentation birgt jedoch einen Mehrwert und zwar in zweierlei Hinsicht: Dank ihr nutzen Ihre Kunden alle Facetten Ihres Produkts und werden so zu Multiplikatoren für Ihr Unternehmen. Zudem ist gute Dokumentation die Grundlage für konsistente Terminologie und hochwertige Schulungsunterlagen, die wiederum die abteilungsübergreifende Kommunikation stärken und das Produktwissen aller Abteilungen steigern.

Gute Dokumentation sichert Zukunftsorientierung

Wer seine Dokumentation nicht aktuell hält und nicht nach neuesten Standards erstellt, verliert mit der Zeit den Anschluss an die Digitalisierung, den Zugang zu seinen Kunden und fällt aus dem Wettbewerb. Noch muss man nicht derart schwarzmalerisch sein, aber eines ist sicher: Gute und systematisch im Redaktionssystem erstellte Dokumentation, die sich an aktuellen Entwicklungen wie iiRDS orientiert, beugt Anschlussverlust vor. Wer Dokumentation zudem vorausschauend verfasst, schafft mit ihr die Grundlage für die Digitalisierung, hält sich flexibel hinsichtlich neuer Ausgabeformate und verhindert kostspielige Nacharbeiten.

Technische Dokumentation – lohnt sich der Aufwand?

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