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Normen im Umbruch – die tekom-Frühjahrstagung 2018

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Schützt eure Daten

Yvonne Hofstetter eröffnete die Tagung mit ihrer Keynote „Störung der Wahrnehmung“. Vor dem Hintergrund der Datenschutz-Grundverordnung rief sie dazu auf, die Sammlung und die Weiterverarbeitung persönlicher Daten durch global agierende Internetriesen kritisch zu betrachten. Jeder muss das eigene Bewusstsein dafür sensibilisieren, zu welchen Zwecken seine Daten verwendet werden und wie hierdurch sein Verhalten und seine politische Meinungsbildung beeinflusst werden. Laut Hofstetters Szenario isolieren wir unsere Wahrnehmung zunehmend gegenüber anderen Meinungen und lassen keine Ansichten mehr an uns heran außer unserer eigenen.

Normierte Dienstleister – eine Notwendigkeit?

Bereits am ersten Tagungstag konnten wir an einer interessanten Podiumsdiskussion teilnehmen, die die Forderung nach einer Norm für Dienstleister in der Technischen Redaktion thematisierte. Diskutanten der Runde waren unter anderem Dr. Michael Fritz, Martin Rieder und Magali Baumgartner.

Die Grundlage der Diskussion bildeten die Überarbeitung der bereits existierenden österreichischen ÖNORM D 1210: 2004 – "Anforderungen an die Dienstleistung der Technischen Kommunikation und Technischen Dokumentation" und die Frage, ob eine solche Norm auch in Deutschland nützlich ist.

Die bisherigen Anforderungen der Norm sind sehr allgemein gehalten und sollen im Zuge der Überarbeitung näher auf die besonderen Eigenheiten der Technischen Redaktion eingehen. Die Podiumsteilnehmer sahen sowohl Vor- als auch Nachteile einer solchen Norm.

Wenn ein Dienstleister nach dieser Norm zertifiziert wird, erleichtert das die Suche einer Einkaufsabteilung nach Dokumentationsdienstleistern erheblich, ähnlich der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001. Freelancer haben somit eine Hilfe und eine Orientierung.

Die gesamte Qualität eines Dokumentationsdienstleisters kann jedoch nicht anhand einer Checkliste erfasst und bewertet werden. Die Kompetenz eines Dokumentationsdienstleisters zu beurteilen, kann nicht allein der Einkaufsabteilung überlassen werden. Die Fachabteilung eines Unternehmens muss weiterhin Einfluss auf die Beurteilung eines Dokumentationsdienstleisters haben, denn "[d]as persönliche Verhältnis zwischen einem Dienstleister und der Fachabteilung eines Unternehmens muss stimmen und lässt sich nicht in einer Norm abbilden."

Generell stellte sich die Frage, ob eine solche Orientierungshilfe in Form einer Norm entstehen muss. Eine Art Regelwerk kann für den angedachten Zweck bereits ausreichend sein. Die Argumente für und gegen eine Regulierung auf Normebene hielten sich die Waage. Grundsätzlich sind die Diskussionsteilnehmer offen für Anregungen, halten eine Regulierung auf Normebene aber nicht für nötig.

DIN EN 82079-1 – Überarbeitung im Endspurt

Die DIN EN 82079-1 ist die wichtigste Norm für Technische Redakteure und erscheint voraussichtlich Ende 2018 in einer überarbeiteten Version.

Bisher wurden einige Kapitel weiter ausgebaut, z. B. wurden die Inhalte der Kapitel "Prozesse", "Kompetenzen" und "Struktur" erweitert und präzisiert sowie die Informationsarten in Anlehnung an DITA unterteilt. Zudem wurden die Forderungen an ein konstantes Qualitätsmanagement und einen Redaktionsleitfaden konkretisiert, um die betroffenen Unternehmen an deren Umsetzung zu erinnern.

Andere Bereiche der Norm wurden verschlankt und die entnommenen Inhalte an neuen Stellen in der Norm ausführlicher behandelt. Der aktuelle Entwurf der Norm ist bis Mitte Juni im Normenentwurfsportal der DIN nach einer Registrierung zu sehen.

DIN EN ISO 20607 – Eine Norm für Technische Redakteure?

Mit der DIN EN ISO 20607 – "Sicherheit von Maschinen – Betriebsanleitung – Allgemeine Gestaltungsgrundsätze" entsteht eine Typ-B-Sicherheitsnorm, die sich ausschließlich auf die Produktkategorie Maschinen bezieht.

Die Norm richtet sich an Konstrukteure von Maschinen, die ebenfalls die Dokumentation erstellen. Daher beinhaltet der aktuelle Entwurf der Norm viel Bekanntes und wenige Neuigkeiten für den Bereich der Technischen Redaktion. Ein weiteres Mal werden Beispiele für den Inhalt und die Struktur von Betriebsanleitungen angeführt sowie Vorgaben für sprachliche Formulierung und Gestaltung benannt.

Zudem steht die Tatsache, dass die Norm Konstrukteure zum Verfassen von Anleitungen aufruft, im Konflikt mit der Forderung der DIN EN 82079-1. Diese sieht vor, dass die Dokumentation nur von entsprechend qualifiziertem Personal erstellt werden soll.

Der initiale Gedanke bei der Entstehung der Norm war sicherlich ein guter, jedoch wird sie mit ihren jetzigen Inhalten die Technische Redakteursarbeit weder regulieren noch vereinfachen. Die Norm soll Ende 2019 erscheinen. Bis dahin wird sich am Inhalt noch vieles ändern und eventuell eine Annäherung an die DIN EN 82079-1 erfolgen.

Dauerbrenner "Sicherheitsbezogene Informationen"

Anhand der zahlreichen Besucher des Workshops "Keine Angst vorm Kürzen: Warnen mit System" ließ sich erahnen, dass das Thema "Sicherheitsbezogene Informationen" weiterhin viele Unsicherheiten birgt. Dabei ist die folgende Frage zentral: Wie schafft man den Spagat zwischen ausreichend sicherer Instruktion und nicht-ausufernden Warnungen?

Das Ziel ist in der Regel, die Menge an bunten Sicherheits- und Warnhinweisen in der Betriebsanleitung gering zu halten, was zur nächsten Frage führt: Wie und wo sollen diese Informationen sonst untergebracht werden? Hierbei ist klar, dass Informationen zur Sicherheit nicht einfach gestrichen werden können, um den Anleitungsumfang zu reduzieren.

Zu dieser Problemstellung wurden im Workshop interessante Lösungsansätze gefunden, um solche Informationen sinnvoll zu erhalten und in der Anleitung zu platzieren. Grundsätzlich sollen Situationen vermieden werden, in denen eine Warnung vor Gefahren überhaupt nötig ist. Das lässt sich auf unterschiedlichen Wegen erreichen, wobei der meistgenannte das "sichere Anleiten" ist. Stufenweise können weitere Maßnahmen hinzukommen, bis in letzter Instanz ein Sicherheits- oder Warnhinweis notwendig ist.

Weitere Fragen, die man sich in diesem Zusammenhang stellen muss:

  • Muss die Information als Warnhinweis transportiert werden?
  • Existieren alternative Informationsarten, um die Information zu transportieren, z. B. vor einer Handlungssequenz in Form von Voraussetzungen?
  • Sind die Gefahren, vor denen in bestehenden Dokumentationen gewarnt wird, noch aktuell?

Für eine ausführliche Auseinandersetzung mit dem Workshop empfehlen wir den Download der Vortragsfolien unter unten angegebenem Link.

iiRDS aus der Taufe gehoben

Am 18. April wurde die Version 1.0 des intelligent information Request and Delivery Standards, kurz iiRDS, veröffentlicht. iiRDS ist ein Metadatenkonzept, das die Bereitstellung und die Integration von Nutzerinformationen unabhängig vom späteren Ausgabemedium möglich macht. Auf der Tagung erhielten wir einen ersten Blick auf die Arbeitsweise des Konsortiums und darauf, wie Informationen in diesem Konzept abgebildet werden.

Normierte Zukunft – Die Dokuschmiede ist bereit dafür

Zusammenfassend lassen sich folgende zentrale Erkenntnisse der Tagung festhalten: Normen passen sich zunehmend dem digitalen Wandel an und werden dynamischer. Sie sollen mit Metadaten ausgestattet werden, die eine Filterung nach verschiedenen Kriterien möglich machen. Weiter wird über alle künftigen Normen hinweg nicht mehr von "Dokumentation" im Sinne eines Handbuchs gesprochen, sondern von "Nutzerinformationen". Dies ist dem Umstand geschuldet, dass viele Möglichkeiten und Wege existieren, Informationen festzuhalten und zu übermitteln.

Die Vorträge, Diskussionen und Workshops der Frühjahrstagung haben uns einen umfassenden Einblick in die derzeitige Entwicklung der Normen gewährt, die für unsere Kunden und uns relevant sind und sein werden. Die Dokuschmiede ist bestens darauf vorbereitet, kommende Anforderungen frühzeitig zu erkennen und mit unseren Kunden umzusetzen.

Weitere Informationen:

Dokuschmiede auf der tekom-Frühjahrstagung 2018

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